Les enjeux de l’entretien annuel individuel et de l’entretien professionnel : vous allez tout comprendre ! Différences et complémentarité.

1. L’entretien annuel individuel et l’entretien professionnel : définition et complémentarité

L’entretien annuel individuel ou entretien annuel d’évaluation, est un moment privilégié pour un manager et son collaborateur, afin de faire le point sur le poste du collaborateur. Il a pour but d’évaluer les performances de ce dernier (atteinte ou non des objectifs fixés) ainsi que l’évolution de ses aptitudes/compétences (savoir-faire et savoir-être), ou encore l’état de ses relations avec ses pairs, ses collègues et sa hiérarchie. Il s’agit avant tout d’une discussion ouverte et constructive entre le manager et le collaborateur. Un véritable bilan de l’année qui vient de s’écouler, et une perspective sur celle qui débute.

Cet entretien est non obligatoire mais fortement conseillé pour assurer un suivi de vos collaborateurs, il est également considéré comme une forte marque de reconnaissance par les salariés.

L’entretien professionnel quant à lui est un rendez-vous obligatoire tous les 2 ans entre le collaborateur et l’employeur. Il est généralement réalisé à la suite de l’entretien annuel et est destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle d’un collaborateur et les formations qui peuvent y contribuer. Cet entretien est également l’occasion de discuter du renforcement des compétences du salarié si elles ont été jugées insatisfaisantes ou « améliorables ».

Il est également obligatoire à la suite d’une période d’interruption prolongée d’un collaborateur, comme un congé maternité, parental ou encore un arrêt maladie de plus de 6 mois.

2. Zoom sur l’entretien annuel individuel

Dans un précédent article, Jérôme JANUSZ, dirigeant ActinG RH vous dévoilait déjà ses conseils au sujet des entretiens annuels.

Pour certaines entreprises, ils sont aujourd’hui devenus un réel « rituel ». Ils sont efficaces lorsqu’ils sont perçus comme un outil collaboratif (et non comme une basique obligation RH) entre le salarié et son manager, afin de dresser un bilan et des perspectives, et de mettre en place une dynamique commune pour atteindre les objectifs fixés.

2.1 Les objectifs de l’entretien annuel

L’entretien annuel consiste, avant toute chose, à évaluer le salarié sur son poste et à dresser le bilan de son travail ainsi que des objectifs accomplis sur l’année écoulée.

Ensuite, dans une démarche de perfectionnement et de reconnaissance, des axes d’amélioration sont dégagés pour les mois / années à venir.

Notez cependant que seules les aptitudes professionnelles de l’employé doivent faire l’objet de l’échange. Aborder des informations relatives à sa vie privée est proscrit.

« Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de ses aptitudes. Le salarié est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations. » Article L1222-2 du Code du travail

2.2 La fréquence de l’entretien annuel

Centré sur les résultats opérationnels du salarié et son apport à l’entreprise, il n’existe pas de règles strictes quant à sa planification, il est d’usage de l’organiser, comme son nom l’indique, chaque année. En revanche, l’entretien annuel devient obligatoire si la convention collective ou l’accord de branche de l’entreprise l’impose. Dans ce cas précis, l’employeur doit se conformer aux dispositions prévues par ces dernières (fréquence, contenu, etc.).

2.3 Les acteurs de l’entretien annuel

C’est généralement la·le manager ou responsable de la personne concernée qui organise et conduit cet entretien. Tous les salariés sont concernés.

2.4 La mise en œuvre de l’entretien annuel

•  AVANT

Dès son embauche, il est préconisé d’informer le salarié de l’existence des entretiens annuels ainsi que de leurs modalités. Nous vous recommandons de prévenir suffisamment en avance le collaborateur de la programmation de l’entretien afin qu’il s’y prépare correctement. L’échange en sera d’autant plus constructif.

Nous vous conseillons de penser, construire et fournir au préalable, au salarié ainsi qu’à son manager, une grille d’évaluation à remplir. La « confrontation » des deux versions servira alors de base d’échange. Ce support contient en général une évaluation des soft skills et hard skills, une grille d’atteinte des objectifs et des champs libres pour s’exprimer de manière plus large sur le poste et sa place dans l’entreprise.

• PENDANT

L’entretien annuel dure en moyenne une heure. Pour animer la rencontre, le manager enclenche la discussion à l’aide d’une série de questions préparées en amont, relatives :

• aux objectifs du salarié,
• à ses compétences,
• à ses missions.

Tout comme la grille d’évaluation, elles sont définies en fonction de la culture d’entreprise, de ses valeurs et de ses perspectives d’évolution.

• APRÈS

Au terme de l’entretien, vous devez faire signer le formulaire d’entretien annuel par le salarié et remettre une copie au collaborateur. À l’issue de la réalisation de l’ensemble des entretiens annuels, ces derniers vont pouvoir être utilisés comme outils managériaux et servir à « déclencher » des augmentations, primes ou autres.

3. Zoom sur l’entretien professionnel

3.1 Les objectifs de l’entretien professionnel

Dès l’embauche, il est obligatoire d’informer le salarié de sa réalisation. Lors de l’entretien professionnel, les deux parties se concentrent sur le parcours du salarié afin de voir si des projets de formation, des projets d’évolution émergent de la part du collaborateur, du manager ou de la direction.

L’objectif ? Identifier ses perspectives d’évolution et ses besoins en formation.

L’entretien professionnel s’inscrit, dans une démarche long-termiste, de construction d’un projet professionnel, en cohérence avec :

• les besoins de la structure,
• les aspirations du salarié et son évolution dans l’entreprise
• les évolutions du secteur d’activité.

Tous les 6 ans, cet entretien se transforme en bilan de parcours professionnel, ou l’occasion de faire le point sur les actions menées.

3.2 La fréquence de l’entretien professionnel

Programmé tous les deux ans, l’entretien professionnel est obligatoire et s’inscrit dans une démarche de gestion des compétences du salarié. Il s’axe donc davantage sur ses attentes professionnelles.

Par ailleurs, la loi prévoit un entretien professionnel pour tout salarié reprenant ses fonctions suite à une période d’interruption, comme :

• un congé maternité,
• un congé parental,
• congé sabbatique,
• un arrêt de travail pour longue maladie, etc.

Il constitue également une opportunité pour l’entreprise de croiser ses besoins en matière de ressources humaines avec les volontés du collaborateur.

3.3 Les acteurs de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel concerne l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise (CDI, CDD, employés à temps plein, à temps partiel, etc.), ayant deux ans d’ancienneté et plus.

Seuls les salariés mis à disposition de l’entreprise, ceux travaillant dans le cadre d’une sous-traitance et les employés intérimaires sont exclus du processus.

3.4 La mise en œuvre de l’entretien professionnel

• AVANT

Dès l’embauche, le salarié doit être informé de la réalisation obligatoire de l’entretien professionnel tous les 2 ans minimum. En effet, il peut être intéressant de le réaliser tous les ans. Tout comme l’entretien annuel, l’entretien professionnel se prépare rigoureusement par le manager direct (ou le responsable RH ou encore le chef d’entreprise) qui le conduira. L’usage convient également de prévenir les représentants du personnel.

Pour que les deux parties se préparent, manager comme salarié, il est nécessaire de rassembler et d’étudier tous les éléments utiles à la réussite de l’entretien, c’est-à-dire :

• la fiche de poste du salarié afin d’avoir un bon aperçu de son périmètre d’action,
• son CV pour identifier les compétences non exploitées,
• les comptes rendus des précédents entretiens professionnels le cas échéant,
• toute information/document lui permettant de recenser les besoins en compétences et les opportunités de l’entreprise.

• PENDANT

Nous conseillons aux managers, responsables RH ou chefs d’entreprise de le mener de manière structurée et rassurante. Voici les thématiques des questions à poser :

• le bilan du parcours professionnel du salarié,
• les souhaits d’évolution du salarié,
• les besoins en formation du salarié.

L’entretien professionnel dure en moyenne 1 heure, tout comme l’entretien annuel. Nous vous conseillons de le réaliser chaque année afin d’optimiser le temps. Dans ce cas, il peut durer en moyenne 30 minutes.

• APRÈS

Un compte rendu est rédigé après l’entretien professionnel puis signé par les deux parties. Un exemplaire est remis au salarié.