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Pourquoi la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) est-elle devenue un outil incontournable dans l’entreprise ?

Depuis 2017, on ne parle plus de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), mais de Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP). Cette nouvelle terminologie fait suite à 3 lois. Les lois Borloo (2005) et Rebsamen (2015) et les Ordonnances Macron (2017). Ce sont ces dernières qui ont fait disparaître la notion de GPEC, qualifiée de trop rigide, pour laisser place à la GEPP, favorisant une gestion plus dynamique des emplois et des parcours professionnels.

La gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) est un moyen d’améliorer la qualité de vie au travail et de s’assurer que les employés atteignent leurs objectifs professionnels. Elle permet à l’entreprise de faire face à la complexité de l’écosystème environnemental, social, économique et technologique.  Tout en augmentant l’employabilité des salariés, la gestion des emplois et des parcours professionnels permet également d’optimiser les coûts pour l’entreprise. Notamment par le choix de la bonne personne au bon endroit, au meilleur moment. Mais comment bien utiliser la GEPP ? Que faut-il pour se lancer ? Comment faire pour réussir ?

La Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) : définition

Mettre en place une GEPP est une démarche préventive afin d’anticiper certaines évolutions liées aux Ressources Humaines au sein d’une entreprise. Elle amène les dirigeants d’entreprises à analyser et à réfléchir aux questions d’organisation et d’effectif, afin de rester le plus compétitif possible sur leurs marchés à moyen et long terme.

La GEPP permet à l’entreprise de se projeter afin de comprendre ses besoins futurs et d’anticiper les manquements potentiels auxquels elle pourrait faire face, en lien avec un contexte économique, social ou bien technologique.

Elle a pour but de définir si l’organisation et les profils des collaborateurs actuels seront toujours en phase avec le marché à court et moyen terme (entre 3 et 5 ans).

Les avantages de la GEPP sont nombreux :

  • Aiguiller l’entreprise dans ses décisions d’organisation et de structuration
  • Envisager l’évolution des métiers
  • Évaluer les forces et axes d’améliorations au sein de ses équipes
  • Utiliser l’ensemble du panel de compétences présent chez les collaborateurs
  • Anticiper les crises éventuelles (licenciements économiques, etc.)
  • Administrer et répondre aux questions en lien avec la pyramide des âges et l’intergénérationnalité

Avec l’évolution de la GPEC vers la GEPP, l’entreprise tend à mettre en place une gestion plus dynamique et plus souple, mais aussi, en adéquation avec l’évolution des carrières, pour une meilleure employabilité des collaborateurs.

Concrètement, la GEPP remplace la GPEC dans les entreprises, en mettant l’accent sur la mobilité interne, les feedbacks et l’amélioration de la cartographie des compétences. La GEPP peut être collective (au sein d’un service) ou individuelle (mobilité interne).

 

Comment réussir sa démarche de GEPP ?

La mise en place d’une démarche de GEPP réussie relève de 3 étapes :

1 – L’ÉTAT DES LIEUX

La première action à réaliser est d’identifier quelles sont les compétences dont dispose l’entreprise aujourd’hui.

Cartographier l’ensemble des postes en place, lister les compétences/soft-skills de chaque membre de l’équipe, permet d’avoir une connaissance parfaite des ressources internes actuelles. Il est alors possible d’identifier les forces et faiblesses de l’entreprise.

Il est important de prendre en compte la pyramide des âges, les potentiels départs à la retraite, ou encore les postes en tension et les compétences pénuriques. Il s’agit donc de se focaliser sur les « compétences identifiées », celles dont on a connaissance et qui sont actuellement présentes et utilisées par les collaborateurs en poste.

 

2 – L’IDENTIFICATION DES BESOINS

La seconde action est d’identifier quelles sont les compétences dont l’entreprise aura besoin demain.

La réponse permet à l’entreprise d’atteindre les objectifs fixés à court et moyen terme et de répondre au plan stratégique envisagé pour l’organisation. Ici, il est intéressant d’examiner les compétences « plus personnelles » des collaborateurs. Celles-ci sont également présentes au sein des équipes, mais jusqu’alors, inexploitées, voire méconnues. En effet, certaines personnes possèdent des savoir-faire non directement liés au poste qu’elles occupent. Il peut être intéressant de les mettre en lumière lors des entretiens professionnels par exemple.

L’identification des besoins va permettre de définir des objectifs clairs et ainsi d’ajuster la situation actuelle pour qu’elle puisse être optimale dans le futur.

L’entreprise doit se poser les bonnes questions qui lui permettront de définir les éléments manquants pour atteindre ses résultats. Faut-il investir dans la formation afin de rester compétitif ? Faut-il prévoir de nouveaux postes ? Comment anticiper et améliorer le recrutement des futurs collaborateurs ? L’entreprise est-elle assez bien structurée pour supporter les évolutions ?

 

3 – LA MISE EN ACTION

Enfin, la troisième étape est d’assurer une bonne évolution entre la situation et les compétences actuelles, et celles de demain.

Garantir une bonne transition est primordial. La réponse aux besoins de demain doit être assurée par le développement des compétences d’aujourd’hui, tout en prenant en compte les évolutions probables du contexte. Cela peut être fait par le recrutement, la formation, la restructuration, la mise en place d’une main d’œuvre temporaire, l’externalisation ou encore la croissance externe. L’entreprise doit réfléchir à la mise en œuvre de mesures pour réduire l’écart entre la situation actuelle et celle considérée comme idéale.

La GEPP a une finalité similaire à le GPEC. L’entreprise doit pouvoir faire preuve davantage de souplesse et d’adaptabilité, en gardant à l’esprit les besoins prévisionnels et en favorisant le développement des métiers. Pour cela, la connaissance parfaite de son activité et de son organisation est indispensable, pour pouvoir garantir une plus grande réactivité dans la mise en place de mesures. Pour la mise en place réussie d’une GEPP, la direction, les RH, le CSE, les managers, mais aussi les salariés doivent tous en être acteurs.

 

Quels outils pour la GEPP ?

De nombreux outils peuvent être utilisés pour établir un plan de Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) :

 

  • L’organigramme de l’entreprise (ou trombinoscope) : il permet la représentation des différents services, métiers, niveaux hiérarchiques et de déterminer plus facilement la répartition des collaborateurs, ainsi que le fonctionnement de l’organisation.

 

  • La fiche de poste (ou profil de fonction) : elle permet d’identifier les missions et responsabilités de chaque métier de l’entreprise. Elle met en avant les compétences rattachées et le niveau attendu.

 

  • L’entretien professionnel : il a pour objectif d’identifier les compétences, les perspectives d’évolution et les ambitions professionnelles de vos collaborateurs et d’envisager si nécessaire des formations adéquates.

 

  • L’entretien annuel d’évaluation : il permet d’évaluer (et non pas simplement d’identifier) les compétences de vos équipes et de faire un bilan entre les objectifs fixés et atteints.

 

  • La cartographie des compétences : cet outil permet d’avoir une vision globale des différentes compétences internes présentes au sein de l’entreprise. Dans l’idéal, il est intéressant de mettre en place une grille de poly-compétences par service, en les hiérarchisant par couleurs. Vert pour les compétences totalement présentes dans le service, oranges lorsqu’elles sont présentes, mais méritent d’être développées et rouge lorsque les compétences sont absentes.

 

  • Le plan de développement de compétences : il s’agit du listing de toutes les formations auxquelles les salariés peuvent participer. La formation est un outil efficace pour adapter et faire évoluer les compétences existantes de vos collaborateurs. Elle permettra aux équipes d’améliorer leur employabilité et à l’entreprise, de rester compétitive.

Parole d’expert :

« La mise en place d’une GEPP ne peut être réussie sans l’intervention totale de chaque acteur présent dans l’entreprise. Direction, managers, collaborateurs, CSE, etc. Cette démarche doit être entreprise collectivement pour fonctionner. Il faut également apporter une grande attention à chacun des postes de l’entreprise en ayant une vision à 360°, afin de pouvoir appliquer les bons outils.

Il est évident que faire un simple copier/coller d’un outil trouvé sur internet ne sera pas efficace. Il faut en effet travailler sur les supports et les personnaliser pour sa propre entreprise, afin que tout le monde puisse se l’approprier. Plus l’outil sera personnalisé, plus il sera utilisé par l’ensemble des collaborateurs.

Il ne faut pas hésiter à faire vivre les supports, les mettre à jour chaque année, afin de voir ce qui fonctionne ou non et pouvoir ensuite les réadapter. Cela permettra d’être toujours bien en phase avec les compétences et les forces internes de l’entreprise.

Je terminerai par le point le plus important… Communiquer ! Mettre en place une GEPP est déjà un premier pas, mais il ne faut surtout pas oublier d’informer les collaborateurs du process de cette démarche et de leur faire un retour clair des résultats. »

 

Jérôme JANUSZ, dirigeant d’ActinG RH.

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