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Les bonnes pratiques pour une intégration d’un nouvel employé réussie. Ce mois-ci, Acting RH propose de vous accompagner dans le processus d’intégration de vos nouvelles recrues. On vous explique comment vous approprier la méthode dite d’onboarding et pourquoi elle peut avoir un impact direct sur le recrutement et la fidélisation de vos collaborateurs.En raison des mutations du marché du travail, de nombreuses entreprises rencontrent des difficultés pour recruter et fidéliser leurs collaborateurs. Il est de plus en plus compliqué de trouver LA perle rare. Ce collaborateur rêvé qui comblera les besoins de votre entreprise et saura s’intégrer parfaitement au sein de votre équipe.
Recruter et fidéliser ses employés, est devenu un enjeu majeur pour les entreprises de toutes tailles. Le recrutement finalisé, il est temps de passer à l’étape de « l’onboarding ». Ce terme anglo-saxon désigne les techniques d’intégration mises en place par les services RH et les équipes de travail. Ainsi accueillie et encadrée, la nouvelle recrue peut se sentir en phase et à l’aise avec sa nouvelle entreprise et les missions qui lui sont confiées.
Pourquoi l’intégration est-elle si importante ?
La première impression est primordiale pour une nouvelle recrue. En effet 20% des nouveaux arrivants dans une entreprise ne reviendront pas le deuxième jour, suite à une première journée non à la hauteur de leurs attentes. (source ) Aussi important que pour l’image interne de votre entreprise (auprès de vos employés, nouveaux ou pas), qu’externe (auprès des candidats potentiels), cette méthode permet d’attirer et retenir les talents à forte valeur ajoutée dans votre entreprise.
Comment ?
Le processus d’intégration ne se limite pas à un accueil chaleureux et un rendez-vous introductif le premier jour.
Voici quelques bonnes pratiques à appliquer pour préparer efficacement l’arrivée d’un nouveau collaborateur.
1- Dès la fin du dernier entretien.
Le 3e entretien a été concluant. Après mure réflexion, vous téléphonez à Pierre pour lui annoncer la bonne nouvelle : il est embauché ! Dès la première semaine, vous lui envoyez un e-mail avec sa promesse d’embauche. Pourquoi ne pas en profiter pour y attacher quelques documents supplémentaires : les documents administratifs et un résumé des avantages, droits et devoirs des employés de votre entreprise. Parce que la période entre le dernier entretien et le début du contrat peut être parfois longue, l’exercice peut être renouvelé plusieurs fois. N’hésitez pas à partager par courrier électronique la dernière newsletter ou encore le contact du nouveau manager de Pierre qui pourra répondre à ses premières questions. Via ces quelques échanges le recruté a déjà l’impression de faire partie de votre entreprise. Vous lui faites ainsi comprendre que vous et toute son équipe ont hâte de l’accueillir.
2 – Réalisation d’un livret d’accueil
Véritable guide de bienvenue du nouvel employé, il explique les méthodes de travail propres à votre entreprise, son histoire, ses valeurs, sa culture. Il inclut aussi les contacts clefs pour la prise de poste, les identifiants nécessaires pour se connecter aux différents outils digitaux, un règlement intérieur et enfin toutes réponses à des questions fréquentes. Ce livret peut s’accompagner des premiers outils de travail aux couleurs de l’entreprise : cahier, stylo, agenda… Et d’un petit mot de bienvenue.
Bonus : Faites parvenir à votre employé ce guide de bienvenue par courrier chez lui, avant son premier jour. Imaginez sa surprise en recevant ce « cadeau ». Il pourra arriver équipé le jour-J, il aura pu prendre connaissance des informations du livret d’accueil et sera prêt pour commencer à travailler !
3- Lui associer un parrain
En plus de l’aider à créer du lien, ce collègue référent pourra lui donner les tuyaux utiles pour gagner en efficacité dans sa prise de fonction.
Bonus : lors de(s) l’entretien(s) vous avez appris à connaître votre candidat. Essayez de l’associé à un collaborateur ayant des points communs. De même, un employé volontaire pour accueillir le (petit) nouveau mettra d’autant plus d’entrain dans cette tâche.
4- Préparation pour le jour J
Avant l’arrivée de Pierre, il est important de vous assurer que tout sera prêt pour sa première journée. Cela vous fera gagner du temps le jour même et paraîtra très rassurant pour le nouvel arrivant. Ainsi il est important que l’ensemble de l’équipe soit prévenue de son arrivée (oui, oui, même Sophie du service courrier, et Jean-Paul de la compta!). Un bureau ainsi que les outils de travail lui seront dédiés (ordinateur, téléphone portable… Tout ce qui est nécessaire pour une parfaite prise de poste.) La création des comptes associés à son activité quotidienne (e-mail, CRM, logiciels…) doit être faite et ses identifiants prêts à lui être communiqués.
Bonus: La préparation d’un planning pour le(s) premier(s) jour(s), avec les premières missions à effectuer, permettront de vous organiser et d’être sûr que le temps de Pierre sera utilisé à bon escient dès son démarrage !
5- Le premier jour
Enfin, le grand jour est arrivé ! Vous êtes prêt à accueillir la nouvelle recrue dont vous avez tant besoin au sein de l’entreprise. Après un accueil chaleureux pour faire comprendre à Pierre que vous êtes ravis de le voir rejoindre votre équipe, faites un tour de vos locaux, présentez-le au personnel et faites-lui voir où se trouve son bureau ou son poste. Prenez le temps pour faire un point avec lui, vous pourrez ainsi lui présenter le planning d’intégration que vous avez mis au point, lui parler des objectifs des premières semaines à venir et de ses premières missions.
Dans ce planning, vous pouvez notamment indiquer les rendez-vous à venir :
– Les points réguliers avec son manager
– Les réunions pour le présenter aux collaborateurs clé pour son poste
– Les déjeuners, afterwork ou tous autres évènements organisés par l’entreprise qui lui permettront de tisser du lien avec ses nouveaux collaborateurs.
6- Le suivi des avancements et de la prise en main du poste
Faites le point régulièrement pour vous assurer que les missions se passent bien et que Pierre prend ses marques. Ainsi, vous pourrez répondre à d’éventuelles questions et l’orienter dans sa progression. Cette prévenance de votre part sera ensuite la base d’une relation de confiance entre vous et lui. Parce que prendre un nouveau poste est souvent synonyme de nouvelles responsabilités, n’hésitez pas à prévoir des temps de formation spécifiques si vous considérez que cela serait bénéfique pour la suite de la mission.
