Comment mener à bien un entretien de recadrage ?

L’entretien de recadrage intervient dans une démarche de résolution d’un problème lié au comportement ou à l’action d’un individu exerçant dans votre entreprise. Lorsque vous constatez au quotidien une problématique dans le comportement de l’un vos collaborateurs, il est important de lui en faire la remarque au plus vite.

Si le collaborateur en question ne change toujours pas d’attitude, un entretien s’impose :

• Le caractère formel de l’entretien a comme conséquence de rendre ce qui est dit plus impliquant et plus officiel.
• Le temps consacré à l’entretien vous permettra de mieux comprendre la situation du collaborateur. Cette compréhension est un facteur clé du succès du changement.

Une règle primordiale à respecter : la préparation de l’entretien

L’entretien de recadrage nécessite de la préparation et une prise de recul émotionnel. Il faut veiller à ne pas réagir à chaud et à contrôler sa colère. Il doit se baser sur un dialogue constructif pour veiller à ce que l’erreur ne se reproduise pas tout en étant attentif à ne pas nuire à la relation et à la motivation du collaborateur.

Il ne s’agit pas ici d’improviser ou de faire appel à vos ressentis personnels, le but est de chercher à comprendre plutôt que de juger. La préparation par des faits concrets et objectifs est donc un gage important de réussite de l’entretien.

L’accueil du collaborateur lors de l’entretien

Peu importe la situation, votre collaborateur ne se réjouit pas d’être convoqué à un entretien. Il s’attend à entendre des reproches et a préparé ses arguments.
L’ accueillir avec courtoisie et gentillesse va favoriser le maintien de la relation et montrer à votre collaborateur que vous l’estimez. Soyez donc attentif à ne pas commencer votre première phrase par un reproche.

Présentation objective des faits et conséquences

Décrivez ici les faits tels que vous les avez notés lors de votre préparation. Il est inutile de tourner autour du pot, il faut aller droit au but. Montrez qu’il existe un décalage entre ce qui est fait et ce qui est attendu, vous êtes ici dans un jugement de faits et non un jugement de personne, il s’agit donc d’un énoncé factuel mais en aucun cas d’un acte d’accusation.

Il est inutile de commencer vos phrases par une remarque dévalorisante comme « Je ne sais pas si vous êtes vraiment conscient de… » qui ne peut que tendre votre interlocuteur. Dites ce qui ne va pas, sans concession, mais poliment, avec le souci de la rigueur et de la précision. Plus vous êtes factuel (date, chiffres, traçabilité de l’incident…) plus vous êtes crédible. Rien n’est plus démotivant que d’être recadré sur un vague comportement pour lequel le collaborateur ne voit pas exactement ce qu’il doit changer. Plus vous vous éloignez des faits, plus vous faîtes naître un sentiment d’injustice et par conséquent de défense chez votre interlocuteur.

L’objectif est de chercher à obtenir une prise de conscience sur la situation par le collaborateur. N’oubliez pas que chacun a le droit à l’erreur.

Écoute réceptive du collaborateur sur sa vision des faits 

Le dialogue exige qu’il y ait une confrontation des points de vue. Il ne faut pas ici confondre “confrontation” et “affrontement”. Pour comprendre la vision de votre collaborateur il est impératif de l’écouter attentivement. Montrez votre écoute par des signes de type “hochement de tête” ou de petits mots “je vois”, “je comprends” afin qu’il se sente respecté et écouté. Si votre collaborateur se sent écouté il aura la sensation d’être compris, si bien qu’il va chercher à échanger, trouver des solutions, plutôt que de chercher à se défendre.

Recherche de solutions ou suggestions

Une fois que votre collaborateur a fini de s’exprimer il peut proposer une solution. Si elle vous convient acceptez là et encouragez cette initiative. S’il ne propose aucune solution essayez de l’orienter pour progresser.

Une solution doit avoir les qualités suivantes :

• Être positive dans sa formulation, comme par exemple bannir « je ne vais plus » pour « désormais, je vais » ;
• Être concrète avec des éléments tangibles, visibles qui permettent d’assurer que l’objectif est atteint, il faut proscrire les solutions générales comme « je vais améliorer mon efficacité » pour une solution mesurable « augmenter de 10% mes ventes » ;
• Être mise en place dans un délai défini dans le temps, sachant que pour un comportement ou une infraction à une règle, l’application est immédiate ;
• Être mesurable.

Conclure l’entretien

Il est important de conclure l’entretien sur un ton chaleureux qui confirme la confiance accordée à nouveau à votre collaborateur. Veillez les jours suivant l’entretien à ne plus y faire allusion pour que votre collaborateur ressente que vous avez définitivement oublié son écart.

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