L’entretien annuel – avantages, préparation et résultats pour vous et vos collaborateurs

La fin de l’année arrive, il est temps de penser à vos entretiens annuels d’évaluation !

Ce mois-ci, Acting RH vous propose de réviser les principes et bonnes pratiques de cet échange entre collaborateur et manager.

Vous n’avez qu’une minute ?

L’entretien annuel est un outil d’évaluation et d’appréciation des compétences et performances professionnelles de vos collaborateurs. Bien préparé, il est surtout un puissant outil de communication qui permet de créer engagement et motivation au sein de vos équipes. Suivi d’un plan d’action adapté, il accompagne tous les acteurs de l’entreprise à atteindre plus facilement leurs objectifs et donc à atteindre l’objectif global de l’entreprise.

Plus d’une minute ?

L’entretien annuel d’évaluation a pour but l‘appréciation des compétences et performances professionnelles d’un collaborateur, sur l’année qui vient de s’écouler, dans le cadre de sa mission au sein de l’entreprise. Ses objectifs pour l’année à venir seront définis à partir du résultat de cet entretien.

L’entretien est également un moment d’échanges privilégiés entre collaborateur et manager. Bien préparé, conduit et organisé, il permet à tous d’établir un bilan et de se projeter ensemble, pour œuvrer à la réussite du collaborateur, et donc de l’entreprise.

Une préparation au préalable est primordiale pour un entretien efficace. Cela favorise une appréciation plus objective. Chacune des parties doit se remémorer, les points forts et les axes d’amélioration sur les mois écoulés, les réussites et les difficultés ; mais attention de ne pas baser son évaluation uniquement sur les évènements « frais » des dernières semaines. Il est nécessaire de prendre en compte l’ensemble des missions conduites et cela depuis le début de l’année.

Notre conseil, prenez votre calendrier de l’année écoulée, et corroborez-le avec vos e-mails envoyés pour réaliser une liste des projets réalisés. Cela vous permettra de mieux constater les tâches effectuées, mais aussi d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur ces 12 derniers mois.

Vous êtes manager ?

Votre travail de préparation des entretiens de vos collaborateurs commence par la préparation de la grille d’évaluation, qui doit être réfléchie précisément en amont. Les critères d’évaluation des compétences et du savoir-être sont sélectionnés selon la fonction de vos collaborateurs et des objectifs de votre entreprise. 

Ensuite, l’accompagnement de vos collaborateurs dans leur auto-évaluation fait également partie intégrante de la réussite de vos entretiens. Vous transmettez la grille d’évaluation à vos collaborateurs et vous leur demander de s’auto-évaluer sur les différents critères listés (en général il s’agit d’une note à donner, à argumenter avec des exemples précis). Ils sont également invités à s’exprimer à l’écrit, en quelques phrases, sur leur ressenti sur l’année qui vient de s’écouler.

Leur retour devra vous être transmis quelques jours en amont du jour J. Leur auto-vision de leur performance vous permettra de comparer l’auto-appréciation de votre collaborateur sur son travail, ses compétences, son savoir-être, et votre propre appréciation en tant que manager.

Vous êtes collaborateur ?

Votre manager vous prévient suffisamment en amont de la date de l’entretien annuel et vous demande de remplir votre grille d’auto-évaluation sur le support établi à cet effet. Ainsi, vous pouvez mener votre introspection avant votre entretien pour un échange constructif avec votre supérieur.

Dans le cas où votre manager ne vous fournit pas de document de préparation, il peut être intéressant pour vous de focaliser votre réflexion autour :
• des projets qui vous ont plu / posé problème,
• des freins auxquels vous faites face dans votre mission
• des axes possibles d’améliorations pour vous, mais aussi pour votre département/entreprise.

Pensez aux objectifs que vous avez atteints cette année, ceux sur lesquels il faut que vous continuiez à travailler, et les nouveaux pour l’année à venir. Soyez force de proposition, cela démontrera votre implication et votre motivation pour votre poste.

C’est aussi la parfaite opportunité pour évoquer votre évolution dans l’entreprise, vos conditions de travail et de salaire, etc. pour qu’ils soient considérés par votre supérieur. De même, n’hésitez pas à rappeler des décisions adoptées pendant l’année, surtout si celles-ci vous concernent directement. Que leurs impacts soient positifs ou négatifs, prenez le temps d’en parler à votre manager

Le Jour J

Que vous soyez manager ou collaborateur, assurez-vous d’avoir le temps suffisant pour assurer votre entretien. Ce moment privilégié n’est programmé qu’une seule fois par an dans la plupart des entreprises.

Soyez préparé à recevoir des « remarques ». Elles ont pour but d’être constructives et il est important que vous en compreniez la raison pour pouvoir progresser par la suite.

Durant l’entretien, il est alors pertinent de commencer à définir un plan d’action pour mettre en place de nouveaux objectifs et axes d’améliorations. Ce partage permet à chacun des acteurs de se les approprier et de se sentir impliqué dans leurs bonnes conduites.

En conclusion de cet entretien, le support prévu à cet effet doit être complété par le manager. Ce document est confidentiel, ne peut plus être modifié, une fois remis au collaborateur. Néanmoins, ce dernier peut proposer au manager de lui apporter certaines annotations complémentaires dans le cas où il considérerait que son manager aurait oublié certains éléments.

Et après ?

Phase tout aussi importante que l’entretien en lui-même, il est maintenant temps de travailler à parvenir à ces nouveaux objectifs. Un calendrier précis peut être mis en place pour évaluer la progression au cours de l’année. Ainsi il sera plus aisé de remarquer lorsque des difficultés sont rencontrées pour concrétiser les buts désignés.  

De plus, il rend l’ambition commune atteignable en le divisant en de plus petits objectifs faciles à mettre en place. Une méthode plus efficace qui permet de ne pas attendre la fin de l’année pour faire le point et corriger les trajectoires.

Les alternatives

Depuis quelques années, l’entretien annuel est considéré par certains managers comme un outil lourd, manquant de souplesse et peu en accord avec les nouveaux modes de travail. Les sociétés sont contraintes d’être extrêmement réactives, il est intéressant de réfléchir à des objectifs à 3 ou 6 mois. Des rendez-vous semestriels ou trimestriels sont alors plus adaptés.

Et vous, avez-vous préparé les entretiens de fin d’année de vos collaborateurs ?

ActinG RH vous propose de vous accompagner dans vos projets RH et vos entretiens annuels d’évaluation. En tant qu’experts RH, ils définissent pour vous une stratégie dédiée à votre structure, co-élaborent avec vous les outils adaptés à vos managers et collaborateurs, et vous épaulent dans la réalisation de ces temps d’échanges. Dotés d’une solution sur-mesure, vos entretiens deviennent une force pour votre entreprise et un puissant levier de développement.