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LE PARTAGE DE CONNAISSANCES ENTRE COLLABORATEURS : UN ENJEU EN ENTREPRISE
Pour rester compétitives et dynamiques, les entreprises tentent de faire circuler les connaissances des salariés au sein de leur structure. Et si elles reconnaissent les avantages du partage de connaissances entre collaborateurs, sachez que les premiers gagnants de cet échange d’informations sont les employés eux-mêmes.
Notre équipe ActinG RH vous donne les clés pour créer une dynamique de partage de connaissance efficace et vertueuse au sein de votre entreprise.
QU’EST-CE QUE LE PARTAGE DE CONNAISSANCES EN ENTREPRISE ?
Le transfert des compétences entre collaborateurs est depuis plusieurs années l’un des enjeux capitaux des petites et grandes entreprises. Il est inspiré de l’enseignement mutuel du XIX ème siècle, qui a été supplanté par notre système actuel (l’enseignement simultané). Dans cette ancienne méthode pédagogique collaborative, les élèves, les plus avancés apprennent aux autres. Cet enseignement entre pairs est à nouveau plébiscité aujourd’hui et pris en modèle dans le cadre du partage de connaissance entre collaborateurs.
Si aujourd’hui les entreprises font du partage de connaissance une priorité, c’est parce que les avantages d’une telle pratique sont nombreux. Cela permet notamment de conserver le savoir-faire des collaborateur malgré les départs (retraite, changement d’entreprises etc.) et de les transmettre aux nouveaux arrivants. Mais aussi de créer une mémoire collective qui permet de retenir ce qui a déjà été fait, tenté, réussi, ou même loupé.
De plus, cette méthode fait appel aux employés de l’entreprise, elle a donc un faible coût et permet d’échanger des "connaissances sur-mesure" : contrairement à ce que proposerait un formateur externe, les savoirs échangés concernent spécifiquement la structure et son secteur d’activité.
DEUX TYPES DE CONNAISSANCE
La stimulation de tous les sens favorisera la mémorisation et la création de nouvelles idées. L’universitaire japonais Ikujiro Nonaka, qui a dédié sa vie à la recherche de la création de connaissances en entreprise, a défini deux types de connaissances.
Le partage de connaissances est un flux évolutif et adaptatif de savoirs entre personnes, et non pas un emmagasinement de données prenant la poussière dans un disque dur.
UNE VALORISATION DU COLLABORATEUR QUI ENSEIGNE
Si le partage de connaissances est bénéfique pour l’entreprise, il l’est également pour le collaborateur qui décide de les transmettre. Loin d’être une dépossession du savoir, partager ses connaissances est favorable à une maturation professionnelle et même à une meilleure confiance en soi :
LES DIFFÉRENTS MOYENS D’ACTIVER LE PARTAGE DE CONNAISSANCE
En tant que manager ou membre d’une équipe, voici les divers outils/méthodes qui existent pour favoriser le partage de connaissances.
La création d’un espace-temps dédié
L’un des meilleurs moyens pour créer des relations de confiance et ainsi permettre une montée en puissance des compétences est la création d’un espace-temps dédié. II se traduit notamment par la création de groupes de discussion dédiés à la transmission d’informations. Ces échanges sont alors cadrés et organisés : par exemple, on peut être assis en cercle pour se sentir d’égal à égal, définir le temps de parole, la thématique ou encore limiter le nombre de participants pour former un petit groupe etc.
La création de supports collaboratifs en interne
Basé sur notre vieux bottin, l’outil des “pages jaunes” est un excellent moyen de créer de l’interaction et sans limite géographique : chaque collaborateur est référencé sur un logiciel avec ses compétences et domaines d’action. Ainsi, un salarié peut en solliciter un autre pour son savoir spécifique, confronter ses idées ou partager ses expériences.
Outils technologiques
Sur le plan technologique, de plus en plus de sociétés s’intéressent à ce concept d’apprentissage commun et proposent des outils pour le favoriser. Les plateformes collaboratives comme SpeachMe, le Wiki, Ardans ou encore Oui Are Makers permettent à des salariés de publier des vidéos, textes, graphiques, dans lesquels ils présentent leurs connaissances/analyses sur un sujet/technique.
Le knowledge manager
Vous pouvez aussi envisager de faire appel à un spécialiste : le knowledge manager. Souvent issu d’écoles de commerce, d’ingénieur ou encore d’une formation en gestion des connaissances, c’est lui qui active le partage de connaissances en s’appuyant sur une stratégie qu’il élabore et fait valider par la Direction. Pour cela, il identifie les savoirs, favorise l’esprit de partage au sein des équipes, met en place des outils de collaboration pour créer les meilleures conditions de diffusion et d’utilisation du capital intellectuel de l’entreprise. Véritable poste clé, et notamment dans les grandes entreprises implantées sur plusieurs sites, il est le pont entre les différentes entités et services. Rigueur, aptitudes à la communication et pédagogie doivent aller de paire avec une connaissance à 360 degrés des différents métiers de l’entreprise.
Bien cadré et dirigé, le partage des connaissances est une méthode bénéfique à l’ensemble de l’entreprise. Il s’agit d’un moteur de performances grâce à la solidification et le dépassement des différents savoirs détenus par chacun. C’est aussi une façon de créer du lien, augmenter son estime de soi et obtenir de nouvelles compétences. Un gagnant-gagnant sur lequel les entreprises ne peuvent plus faire l’impasse.
Source : Welcome to the jungle
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Dans la plupart des métiers actuels, tout bouge très vite, nos esprits sont très sollicités, très occupés, les idées se bousculent et s'entrechoquent, suivent des ramifications que l'on peine à comprendre, qui s'entremêlent au point de nous brouiller la vue.
Le mind mapping, aussi appelé “carte mentale” ou “carte heuristique”, est un moyen de représenter de façon synthétique et claire le cours de nos pensées. On met finalement sur papier le cheminement naturel de l’esprit, sous forme arborescente. Cette méthode permet d’investir et d’exploiter pleinement toutes ses pensées, plutôt que de se laisser submerger par le flot incessant de nos idées.
Nos équipes vous dévoilent tout sur cet outil bien pratique dans de nombreuses situations, personnelles ou professionnelles.
QUEL USAGE FAIRE DU MIND MAPPING ?
Une mind map ou carte mentale, constitue un outil extrêmement efficasse d'estraction ou de mémorisation des informations. Il s'agit d'une méthode créative et logique pour prendre des notes et consigner des idées, qui consiste littéralement à "cartographier" votre réfléxion sur un thème.
Toutes les mind maps disposent d'éléments communs. Articulées autour d'un noyau central, elles mettent en oeuvre des lignes, des symboles, des mots, des couleurs et des images illustrant des concepts simples et faciles à mémoriser. L'élaboration d'une mind map permet de transformer une longue liste de données rébarbatives en un diagramme attrayant, coloré, logique et hautement structuré , en harmonie avec le fonctionnement naturel du cerveau.
Elle favorise la concentration, la mémorisation, et la recherche de solutions. On peut donc l’utiliser dans la gestion de projet, seul ou à plusieurs, puisqu’il est possible d’élaborer des maps de façon collaborative, avec une équipe. C’est une aide à la préparation d’un discours, d’un brainstorming, à la communication personnelle ou d’entreprise. On peut aussi s’en servir pour partager les avancements d’un projet avec des clients par exemple.
Le mind mapping peut aussi être d’un grand secours pour la prise de notes et donc ensuite la mémorisation. Très utilisé par les étudiants, cela peut aussi être valable en réunion ou lors d’une conférence, pour établir des passerelles entre des concepts, des idées à priori éloignées.
La mind map constitue un miroir externe de votre réflexion naturelle, facilitée par un processus graphique puissant, lequel fournit une clé universelle permettant de débrider le plein potentiel du cerveau humain.
• Tout d’abord, prenez le temps de déterminer l'idée centrale, l’objectif.
• Ensuite, munissez-vous du matériel nécéssaire et faites en sorte d’avoir suffisamment de place pour laisser libre cours aux ramifications de vos idées.
• Tracez ensuite les branches qui correspondent à chaque idée et veillez à choisir une couleur pour chacune d’entre elle.
• Posez-vous les bonnes questions pour faire le tour de tous les éléments que vous souhaitez aborder : vos compétences, vos options, les organismes à contacter, les personnes qui sont vos modèles ou tout autre en lien avec votre thème initial.
• Détaillez ensuite les idées secondaires, en partant de chaque branche principale.
• Illustrez votre carte mentale à l’aide de schémas, dessins, symboles… pour dynamiser l’ensemble. La stimulation de tous les sens favorisera la mémorisation et la création de nouvelles idées.
Si la feuille de papier et quelques stylos ou feutres de couleur peuvent suffire, les logiciels de mind mapping offrent également de nombreuses options pour exploiter ses idées. Tous les outils ci-dessous sont gratuits et permettent de créer sa map.
À vous de jouer ! Alliez liberté créative, synthèse et organisation grâce au mind mapping !
Source : Welcome to the jungle
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Très médiatisée et de plus en plus considérée par les entreprises sur tous les secteurs d’activité, la Marque Employeur fait parler d’elle et est devenue « la star » des articles de Marketing RH durant ces deux dernières années !
Mais que se cache-t-il réellement derrière le terme de Marque-Employeur ?
Quels sont les objectifs d’une Marque Employeur optimisée ?
Quelles sont les raisons qui amènent les entreprises à investir dans leur Marque Employeur ?
Quelles sont les étapes à suivre pour agir efficacement ?
L’équipe ActinG RH vous éclaire sur le sujet.
Voici les 7 raisons clés :
Tentant, non ?
On comprend mieux pourquoi la Marque Employeur est-elle au coeur des nouvelles stratégies d'entreprise.
La compétition est partout, il suffit dans un premier temps d’observer les différentes étapes de la vie de l’Homme pour s’en rendre compte.
Nous sommes depuis notre plus tendre enfance confrontés à cette dynamique qui démarre dans les cours d’école et se poursuit tout au long d’une carrière professionnelle :
Si vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations, nous vous recommandons d’auditer votre Marque-Employeur et de considérer les leviers d’amélioration prioritaires à actionner.
Voici les 3 dimensions de la Marque Employeur qui nécessitent d’être mises à plat pour envisager un plan d’actions efficace.
Vous souhaitez aller plus loin ? Vous avez comme objectif d’optimiser votre Marque-Employeur afin de l’utiliser comme un véritable levier de votre stratégie d’entreprise ?
Envie de partager sur le sujet de votre Marque-Employeur ?
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La façon de communiquer les objectifs à vos équipes influence leur niveau de réalisation. L'équipes ActinG RH s'est penchée sur le sujet pour vous accompagner dans une transmission efficace des objectifs à vos collaborateurs.
Les objectifs peuvent concerner l’équipe entière ou seulement l’un de ses membres. Il est alors important de choisir le bon mode de transmission.
Si les objectifs concernent tous les membres de votre équipe, nous vous conseillons de l'évoquer collectivement, au cours d’une réunion. Néanmoins, cette transmission collective peut être suivie d’entretiens individuels, pour répondre à des doutes ou à des besoins divers sur sa mise en œuvre.
Si les objectifs ne concernent qu’un de vos collaborateurs il est alors préférable de le transmettre en entretien individuel. Cependant, si cet objectif doit être connu de l’équipe, pour une meilleure coordination par exemple, il est impératif de l’avoir évoqué sous un mode individuel à votre collaborateur auparavant.
En revanche, il n’est jamais efficace de transmettre un objectif commun à l’équipe, par l’intermédiaire d’un entretien individuel avec chaque collaborateur. Car malgré votre cohérence de discours, une marge naturelle d’interprétation est toujours possible, pouvant donner lieu à des incompréhensions et créer un climat conflictuel.
Certains managers considèrent qu’un objectif se suffit à lui-même. Ce type d’attitude est acceptable seulement dans les situations où l’urgence prévaut. En dehors de ces cas exceptionnels, il est crucial de prendre le temps d’exprimer au collaborateur les raisons qui ont conduit à vos objectifs. cela permet de leur donner du sens.
Pour cela il faut aider vos collaborateurs à percevoir trois catégories d’enjeux.
enjeu 1 : l'enjeu collectif de l'objectif. que celui-ci soit à destination individuelle ou pour toute l’équipe, il est important d’exprimer ses répercussions positives pour le département, le service, l’entreprise, l’équipe, etc.
enjeu 2 : les enjeux pour lui même, en tant que collaborateur unique : quelles seraient les répercussions positives pour lui ? Si l’objectif est collectif il faut vous arranger pour exprimer des répercussions qui correspondent à des aspects personnels, même si ceux-ci s’avèrent identiques pour tous.
enjeu 3 : exprimer les répercussions négatives si votre équipe et vous n’atteignez pas cet objectif. cette nouvelle approche permet souvent d’approfondir le sens et l’importance de l’objectif, bien que vos collaborateurs aient déjà bien compris son intérêt positif.
À chacune de ces catégories d’enjeux, illustrez vos propos en les accompagnant d’exemples significatifs.
Pour rendre votre moment de transmission le plus efficace possible, nous vous conseillons de favoriser au maximum l’échange avec vos collaborateurs. Ne vous contentez pas d’envoyer votre demande par mail ou à l’occasion d’un simple appel téléphonique. De même, ne considérez pas que le seul fait d’avoir été précis sur l’objectif lui-même et ses enjeux suffit à le rendre compréhensible et motivant. Nous vous conseillons également de demander à vos collaborateurs ce qu’ils en pensent, quel est leur avis.
Un entretien ou une réunion pendant laquelle vous passez 90 % du temps à parler provoquera immanquablement chez vos collaborateurs un sentiment de frustration et la sensation désagréable d’être "des machines". C’est pourquoi, initier un temps d’échange et pratiquer l’écoute active sont des précautions importantes à prendre pour une transmission optimisée des objectifs de vos collaborateurs.
C'est-à-dire :
Spécifique et simple : personnalisé selon la personne en charge de le réaliser. Il doit être en lien direct avec son travail et ce dernier doit avoir les moyens de le réaliser. La simplicité est synonyme d'efficacité. La complexité ralentit, brouille l'action. Faites simple !!
Mesurable : un indicateur ne peut exister que s'il est mesurable. Dans le contraire il est impératif d'orienter son choix vers une autre mesure. Il n'est pas efficace de choisir un indicateur sans qu'il soit possible d'évaluer le résultat des efforts accomplis.
Ambitieux et Accepté : pour obtenir l'implication, la cible à atteindre doit nécessiter un effort conséquent. Sans ambition pas de challenge, sans challenge pas de résultats marquants. "Accepté" car fixer un objectif signifie conclure un contrat. La mesure et le seuil retenus résultent d'un accord entre le managé et le manager. Un point très important à ne pas oublier.
Réaliste : l'ambition ne doit pas être inaccessible. Si l'objectif est perçu par le collaborateur comme impossible à atteindre, il part découragé dès le début.
Délimité dans le temps : quand l'objectif doit-il être atteint ? Sans date butoir, comment doser son investissement ?
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L’une des qualités comportementales « soft skills » cruciales, très recherchée par les recruteurs est la MOTIVATION. Elle est favorisée par la compétition puisqu’elle apporte du sens à la tache effectuée.
Si l’esprit de compétition favorise la motivation et que la motivation favorise la performance, alors, contre toute attente, la compétition intra-entreprise serait-elle plutôt positive ?
Lorsque l’on évoque le bien-être et la motivation au travail, les facteurs les plus souvent cités et vantés sont la coopération, la collaboration, une ambiance bienveillante ou encore une communication transparente. Néanmoins l’on voit de plus en plus le facteur compétition s’immiscer dans cette liste. En effet de nombreux managers prônent l’efficacité de la mise en compétition des membres de leurs équipes notamment en termes de motivation, de dépassement de soi et de productivité. Mais qu’en est-il vraiment ?
La compétition intra-équipe peut prendre plusieurs formes : Il peut s'agir d'un challenge ponctuel ou sur une longue période, peut concerner peu ou de nombreuses personnes dans l'entreprise ou encore amener à travailler seul ou en équipe. Il implique souvent des récompenses, qui peuvent être matérielles (prime, cadeau ...) ou non (perspective d'évolution, reconnaissance ...).
La compétition est partout, il suffit dans un premier temps d’observer les différentes étapes de la vie de l’Homme pour s’en rendre compte.
Nous sommes depuis notre plus tendre enfance confrontés à cette dynamique qui démarre dans les cours d’école et se poursuit tout au long d’une carrière professionnelle :
Alors pourquoi pas au sein d’une même équipe ?
De plus à en croire la pyramide de Maslow la soif de compétition qui anime chacun d’entre nous prendrait sa source dans différents besoins différents besoins comme :
L’Homme est alors prêt à agir, pour satisfaire ces deux besoins et ainsi être aimé et reconnu pour ce qu’il est. Et pour évaluer les résultats de ses efforts, il se compare aux autres. C’est là que la compétition entre en jeu. Néanmoins cette dernière n’implique pas forcément de vaincre à tous prix les autres, la plupart du temps, la compétition se fait en premier lieu avec soi-même. C’est un apprentissage de la vie qui est naturel et sain car, pour gagner, il faut envisager de perdre et savoir gérer l’échec. C’est en se remettant en question que l’on développe ses compétences, repousse ses limites et atténue ses craintes.
Mais peut-on réellement appliquer cette dynamique au domaine de l’entreprise ?
D’après le psychologue humaniste Jean Garneau il semblerait que les types de compétition suivant soient « sains » pour dynamiser les équipes en entreprise :
“La compétition-imitation”
Avec la compétition, tout est affaire de mimétisme. L’être humain forge ses repères sur ce que font et ont les autres et se dépasse pour ne pas être le dernier de file. En entreprise, chaque collaborateur va ainsi chercher à imiter une personne qu’il admire ou qu’il considère “supérieure” à lui. Ce type de compétition pousse chacun des collaborateurs à donner le meilleur de lui-même et à s’améliorer.
“La compétition-émulation”
Dans ce deuxième cas de figure, l’émulation collective ne repose pas sur une menace de survie mais sur une recherche de satisfaction commune pour atteindre, selon Jean Garneau, « un nouveau seuil d’excellence ». Chacun veut se surpasser individuellement et pour le groupe, dans le but de ne décevoir personne et de gagner ensemble. Mais pour que cette compétition soit saine, il faut un manageur qui régisse des règles et soude le groupe.
Dans ces deux cas, la compétition pousse à se dépasser et à se challenger, individuellement et/ou collectivement. Mais attention, la compétition a aussi ses limites.
En effet il semble évident que la compétition en entreprise a des limites et pourrait mener à des situations néfastes :
À l’échelle d’une entreprise, une compétition trop importante générerait une grande tension entre les collaborateurs et deviendrait même à terme contre-productive.
En effet, une compétition constante, poussée à l’extrême ou inadaptée aux modes de fonctionnement des membres de l’équipe, est loin de motiver et peut avoir de lourdes conséquences sur le moral des troupes et donc sur sa motivation :
Une défiance entre les collègues
Si un excès de compétition est dangereux pour l’esprit d’équipe voire contre-productif, un excès de coopération peut également s’avérer dangereux et mener à l’immobilisme. Chacun attend que l’autre propose quelque chose de nouveau, sans oser prendre les devants et rien ne se passe. Ce qui est, à terme, contre-productif.
En effet compétition est bénéfique dans une équipe à condition d’y aller avec parcimonie, d’instaurer des règles afin de préserver les relations entre les collaborateurs et leur santé morale et d’avoir au préalable insufflé un véritable esprit d’équipe. Si vous trouvez la bonne mesure de compétition et de coopération et savez les doser dans votre management vous ferez assurément de la compétition un atout précieux autant pour votre entreprise que pour votre équipe.
Managers, à vous de jouer ! De trouver le bon dosage !
Vous souhaitez être accompagné dans ce subtil dosage coopération / compétition ? L’équipe ActinG RH est à votre service pour vous accompagner dans votre réflexion.
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